【第１６話】嫌われ者になる覚悟

臨時総会の通知を突然配布して管理費等の値上げを議案にしても、反対多数で否決される可能性は高く、日本の政治家がよく使う「丁寧な説明」が必要だと考え、臨時総会の前に「組合収支に関する説明会」を開くことに。

過去十数年、歴代の理事会が必要なのは分かっていても先送りしてきた値上げ・・・これ以上先送りしたら、必要な値上げ幅は大きくなるばかり。

ここは、一肌脱いで悪役に徹しよう！

過去のことはとやかく言わず、現状を知ってもらい、近い将来に必要な大規模修繕工事と機械式駐車場入替えという目標を達成する為にいくら必要でどれだけ資金不足かを納得してもらう！
そして、多額の延命費用は極力減らして出費を抑える。。。

まず、管理費の値上げは不要との説明で管理会社を変更したが、管理委託費用が上がり、管理費会計が単年赤字で５年後には剰余金も使い尽くす。

１５年間に積立てられた修繕積立金のうち、１３％は既に維持費用で支出されている。
大規模修繕工事と機械式駐車場入替えに必要な費用を試算すると、１戸あたり約１７０万円の負担が必要。
この１７０万円を一時金で徴収するのか、値上げで賄うのか、借金をして利息を払うのか・・・どれかを選択しなければ、マンション生活に支障が出るだけでなく、資産価値は下がるばかり！

機械式駐車場の入替え費用を１区画あたり約１２０万円とし、耐用年数が１５年とすると償却費用は１ヶ月６６６６円。
なのに、今の機械式駐車場の駐車料金は平均月額４８００円。
管理費会計に入金される駐車場使用料以上の額を、毎年管理費会計から修繕積立金会計に繰り入れしている・・・と言うことは、管理費として徴収した一部は修繕積立金になっているという矛盾！

臨時総会の議案提出前に、なるべく多くの組合員に現状認識をして欲しかったのに、５月に開いた説明会に出席したのは全組合員のちょうど１割。

この関心の無さが吉と出るか凶と出るか。。。

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【第１５話】長期修繕計画の見直し

修繕積立金が足りずに建物の大規模修繕工事の話も進まず、機械式駐車場の入替えも出来ず・・・今後１０年以上、修繕積立金から毎年数十万円から数百万円の資金を使った延命処置をして切り抜けようという長期修繕計画。

２月の理事会で、グラフを使って役員に説明したのは
可決された長期修繕計画では、毎年修繕積立金に積立てられる額とほぼ同額が建物や機械式駐車場の維持費用に費やされ、積立金は増えない！

この状況を打開するには、管理費・修繕積立金・駐車料金の３本柱の値上げと長期修繕計画の変更が必要だと説明し、役員には納得してもらったが・・・問題は、総会を開いて区分所有者に納得して了承して貰わなければならないこと。。。 

通常総会から数ヶ月で、臨時総会を開いて値上げの話では、反対多数になりそうで。。。

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【第１４話】恐ろしい財政状況

敷地内に１住戸１区画の駐車場が確保されているとして売り出されたマンションで、平面区画は１４％・・・残りの８６％は金食い虫として報道される維持費用のかかる機械式の立体駐車場。

にも拘わらず、１５年前の売り出しから１１年間、機械式の５８％は駐車料金無料！
残りの機械式駐車場も月額３０００円以下・・・駐車料金が安いのを売りにして販売したんでしょう。。。

約１０年経って機械的な不具合が起こり始め異常事態に気付いたのか、第１２期から平面・機械式一律月額４０００円の値上げの記録があるけれど、いずれやって来る入替え費用どころか毎年の保守費用だけでも赤字で焼け石に水。

駐車料金だけではなく、修繕積立金も売り出しから８年間は４５円/㎡と、国交省のガイドラインには程遠く、第９期以降９５円/㎡になっているけれど、これも焼け石に水。

こんな資金繰りの中で、大規模修繕工事を計画しようとしていたのかと思うとゾッとするだけでなく。。。
機械式駐車場の経年劣化で不具合が多く、スイッチ・チェーン・ワイヤー・モーターの修理に毎年数十万円が費やされ、１ヶ月前の通常総会で承認された長期修繕計画では、積立金不足から設備入替えは１５年先で延命保守の為に毎年数百万円を支出しその合計額は５千万円にもなる案が可決されていた！

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【第１３話】理事長としての所信表明

管理組合理事長として、そして議長として初めて迎える１月の理事会。
前期の理事長との引継ぎで多くの懸案事項があることを知り、過去数年分の総会および理事会の議事録から過去の経過を知った上でまとめた所信表明。。。

理事会は
        o パートナーである管理委託会社の提案を承認する組織ではない
        o 委託業務を監査する立場として活動する
        o 管理委託会社の誠実な業務遂行への助言をする

理事会の運営方針は

        o 安全で住み良い環境の確保

        o 資産価値の維持
        o 維持管理費用の抑制

タイムリーな情報共有

        o 議事録は１週間以内に配布する
        o 役員間の情報共有にメールを最大限活用する
        o 住民の意見も受け取れる理事会のメールアドレスを新設

と言うことで、具体的には
        o 自腹でプロジェクターを購入して紙の資料を廃止

        o 理事会の議案や資料はPowerPointで自作

        o 議事録は言った言わないが無いようにWordで理事会内で仕上げる

他の役員だけでなく管理会社の担当者もビックリする状況の中、第１５期がスタート！

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【第１２話】引継ぎ会合で得られたもの

第１５期 理事長になって２週間後の１月半ばに、第１４期 理事長に働きかけて業務引継ぎをしてもらうことに。

事前に、第１４期の全ての理事会議事録と通常総会で可決された第１５期の事業計画から理事会案件リストを作り、それぞれの進捗状況や懸案事項を教えてもらうことに。。。

第１４期は、２月の臨時総会で管理会社の変更が決まり、５月末まで管理会社の引継ぎ作業に追われたようで、最初の理事会は７月。
それからの半年で計４回の理事会しかなく、案件の進捗はほぼゼロ！

その上、全て管理会社任せなので、管理組合としての管理書類の存在も定かではなく。。。
管理会社への最初の依頼は、「備品リスト」「共用部鍵リスト」「組合書類リスト」の作成と今後の適時更新。
入居から１５年間、こんな基本的な管理もされていなかったとは。。。

 

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【第１１話】いよいよ大冒険の始まり

１２月の通常総会で、事業報告・収支決算報告・次期事業計画案・次期収支予算案がすんなり承認された後に次期役員選任が行われ、晴れて管理組合の役員に就任！

基本的に毎年役員総入替えの規約の下で、継続性が無く話が進まないことに気付いたようで、２年前から前期理事長が監事として残る慣習があるらしい。

通常総会直後の理事会は管理会社の担当者の主導で行われ、最初の議題は新任役員の役職選び。
毎年あみだくじを用意しないと決まらない理事長らしいけれど、迷わず手を上げて理事長職を獲得！
残りの副理事長・会計担当理事は結局じゃんけんで決定。

とりあえず、次回の理事会を年明け１月半ばに設定し、それまでに前理事長との引継ぎ会合を行うことで第１回理事会は閉会。

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【第１０話】輪番の通知が来た

入居して１年半が経った１２月初旬・・・通常総会を２週間後に控えて、管理組合から輪番制により次期役員への就任が決まったとの通知を受領。

やらないという選択肢の無い一方的な通知で、総会後の理事会で役職を互選します。
そして、理事会に出席すると１回１０００円の報酬が出ます・・・という甘い言葉も。
（報酬を受け取ると課税対象になってしまうので、後々手当に規約変更します）

入居以来のゴタゴタを見ていると、変えなければいけないところが多々ありそうなので、役員になって事情をもっと詳しく知れるのは好都合だと思い断る由も無く！

 

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【第９話】引継ぎ作業で浮き彫りに

臨時総会で可決されたことを受けて、現行の管理会社に契約更新しないことを伝えたら担当者の態度が豹変したそうで・・・良いカモを逃してしまって社内での立場が悪くなるのか？！

５月末まで契約が残って管理費を払っているし、新管理会社への引継ぎ業務も真摯に向き合って欲しいのに。。。

新管理会社によると、通常の管理契約の下で保管してあるべき書類が、３ヶ月の引継ぎ業務期間内に提出されず・・・そもそも記録していなかったのか、嫌がらせで出さないのか？！

本来なら契約不履行で訴えても良かったのに、コロナ禍でもあり、そのまま泣き寝入りで見過ごしてしまったらしい。。。
やっぱり、管理会社を変えて良かったということなのか？！ 

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【第８話】案ずるよりも簡単だった

組合員の８３％が議決権を行使し、そのうち９７％の賛成を得て新管理会社への移行と予算案の変更の２議案が可決。

新管理会社内定までの過程では、いろいろと悪い噂が立ったりして、もっと反対者が多いのではないかと案じられていたけれど、蓋を開けたら賛成大多数！

これで、正式に現管理会社に契約更新しない旨の通知をし、管理会社間での引継ぎ作業をして貰えることに・・・とりあえず、メデタシメデタシ！

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【第７話】可決を祈って臨時総会

１２月の通常総会が無事に終了し、理事会役員は一新されて新管理会社選考の過程をほとんど知らず、内定用のアンケートに答えたくらい。。。

そんな中で、監事として留任した前理事長と副理事長が中心となり、内定した新管理会社の援助を受けながら１月の理事会で２月の臨時総会の議案と開催を決議。

５月末に終了する現管理委託契約を更新せずに、６月から新会社に移行するには、現契約終了日の３ヶ月前（＝２月末）までに契約更新しないことを現管理会社に通知しなければならず、２月中に総会で可決できないとえらいことに！

管理会社変更に伴い、管理委託費用が上がるので、１２月に可決した管理費会計予算案も変更しなければいけない状況に。。。
この委託費値上げで当期赤字になるのに、管理費値上げは要りませんという可決目当ての不思議な議案。。。

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【第６話】いつも通りに通常総会

決算月が９月で通常総会は毎年１２月後半。

管理会社の変更については、今総会の議案に入らず、現行の管理会社は新管理会社が内定していることを知る由もなく。。。

規約上は、理事会役員は任期１年の輪番制なので、役員は毎年総入替え。
それが物事が進まなかった主因と思われる・・・結論を出さずに継続審議にしていると任期が終わって次期任せに。。。

新任の役員が、全く管理会社変更に絡んでいないので、特例で理事長・副理事長が監事として留任することに。。。

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【第５話】管理会社への不信感

頻繁に管理会社が変わった経緯は分からないけれど、築１３年で３社目の管理会社は大手の独立系。

世間で話題になり始めた長期修繕計画の作成を依頼しても作ってくれず。。。
１３年経って機械式駐車場の不具合が出始め、予防保守名目で管理会社の系列会社への多額の出費が続いている。。。
行政からの調査点検依頼に対しても、罰則がないとの理由で対応しなくていいとの提言。。。
そろそろ建物大規模修繕工事の実施計画が必要な時期なのに、どう進めたらいいかの提案も無い。。。

等々の状況の中、修繕積立金を管理会社に搾取されているだけで、大規模修繕は実施できないのではないかという理事会役員たちの不安から管理会社を変えようという発想になったらしい。

確かに変えた方が良いかも知れないけれど、管理会社との付き合い方も変えないと状況は変わらないのでは？！
と私的には感じるところ。。。

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【第４話】理事会への支援参加

新しい管理委託会社の選定プロセスや契約内容と料金交渉をサポートする為に、理事ではないけれど理事会討議に参加することに。。。

管理会社を変えても提供される業務が現状と同じでは意味が無いし、かと言って、高額な料金を請求されるようでは区分所有者の賛成を得ることは難しいし。。。
管理会社との契約交渉と並行して、賛成して貰える総会議案にしないといけない事態！

まずは、理事会内で現状の問題点を聞き取り、少なくとも問題解決をしてくれる業者選定をしなければならないし、現契約満了時を以って新会社に移行するのが一番キレイな流れだけれど・・・それには、契約満了日から逆算して、総会・議案書作成・現業者への通知・新業者内定と多くの関門が。

当然のことながら、理事会は管理組合役員だけで開催され、現管理会社の知らないところで話が進むことに。。。 

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【第３話】突然の所有者アンケート

理事会議事録が届いて数日経った頃、理事会から区分所有者宛てにアンケート用紙が届いた。

新たな管理委託会社候補として選んだ３社が説明会をするので、話を聞いた後にどこが良いか投票して欲しいと。。。

これまでに、前段の話があっての事かもしれないけれど、何となく唐突な状況で・・・アンケートで決めるもの？！
って感じに。。。

すると、数日経って言い訳の文書が配布された。。。
やはり、突然舞い降りて来た管理会社変更の理由が分からず、「理事の利権絡みではないか」という噂がマンション内で広まったようで。。。

• 現行の管理会社が元請で機械式駐車場に関する多額の修繕工事支出が発生している。
• 数年以内に大規模修繕工事を控える中で修繕積立金の残高が十分なのか分からない。
• このまま現行の管理会社に任せて大丈夫なのか不安。

という説明があったので、
理事長宛てに「民間会社で数十年間アウトソーシング契約に携わってきたので必要なら新規契約のお手伝いをしましょうか？」と提案をしてみたら。。。

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【第２話】管理会社主導の理事会

コロナ禍ということもあり、入居して３ヶ月後に目にした理事会の議事録。

一般的な管理組合の実情でしょう・・・管理会社が議案を持ってきて、理事会役員が賛否を話し合う。
役員の誰もが判断するのを嫌うのか、ほとんどの議案が「保留」や「継続審議」になっていて話が進んでいないように見える。

その反面、管理会社が持ってきた修繕案件については、実施しなかった時の弊害が説明されるんでしょう・・・着々と進行して行っている模様。。。

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【第１話】中古マンションを買ったら

神戸市内の築１３年の分譲マンションを購入。

今まで２軒の新築マンション購入の経験があったけれど、中古マンションは初めて。
建物に古さを感じさせないけれど、管理会社任せの組合運営が招いたと思われる財務状況や共用部の経年劣化等々の新築では経験しなかった困難の数々を入居早々に認識することに。

自らの資産の価値を維持する為には・・・管理組合の理事長に就任して問題解決しようとしてみたところ、それぞれの持つ優先順位が違う区分所有者の意見をまとめるのは至難の業！

そんな困難を解決する為に繰り出した数々の秘策を順次紹介していきます。

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