建築当時に設置されたと思われる防犯カメラを解像度の良いものに交換する議案が３年前の通常総会で可決されているのに、翌年に以前の管理会社が業者見積りを持ってきたことが議事録に記載されているけれど、何の進展もないまま予算は毎年先送り。
業者に見積り依頼する前に、まずはカメラ位置の再確認。
全ての敷地・建物に入れる所は撮影出来るべきなのに、玄関周辺しか設置されておらず、通用口等も含めてカメラ台数を追加。
４社に見積り依頼をして、２ヶ月で入替工事も完了！
相見積もりの結果、３年前の予算額の半値以下で済んだ！
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管理委託会社が管理業務の一部として毎月行っている建物月次点検の報告書を見ると・・・
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火災時に消防車のホースを１階で繋ぎ、各階の送水口まで水を送る為の連結送水管。
これも３年に１度の耐圧試験が必要なのに４年以上実施無し。
管理会社の指定協力会社が１月に実施することで前期の理事会で承認されていたが、ネットで調べた価格より５０％くらい高い。
給水ポンプ交換に次いで、ちょっと不信感を持って協力会社をネットで調べてみると・・・耐圧試験に必要な資格所持者が居らず、機材も持っていない！
管理会社に確認すると適正な業者だと言うけれど、再度ネットの情報を元に確認すると、協力会社の下請けで消防設備専門の業者が実施すると言い出した！
じゃぁ、その実施業者に発注すればいいのに、なぜ資格の無い業者に発注するのか？！
急な案件だったので、業者を探す時間が無く協力会社に依頼したという言い訳！
見積り・発注から実施まで６ヶ月かかっているのに、どこが急な案件なのか？！
前期の理事会で承認して発注してしまっていたので、今回は引き下がることにしたけれど、この指定協力会社と言う曲者への？？？は大きくなるばかり！
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３年に１回提出義務のある消防設備点検報告書が４年間未提出で、管理会社が変更された前期に消防設備点検を実施して報告書を消防署に提出して受理されたが、報告書には６ヶ所の不良判定。
報告書を受理した消防署の査察で３点の指摘があり、１月２０日までに改善計画報告書を提出するように指示されている。
理事長に就任して１ヶ月で、こんなことまで引き継がされるとは。。。
改善報告書の提出期限が初回の理事会前なので、理事長と管理会社の合意で提出し、理事会へは事後報告で。。。
改善報告書に記載した改善プランに沿って改善を実施して、２月になって一件落着！
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エントランスと駐輪場の天井に設置されている換気扇が稼働しなくなり電源を切ってある。
両方とも風通しの良い場所で、排煙装置もあって消防設備とは無関係の設備。
換気扇交換見積りは取ってあるが、交換するかどうか理事会での判断が必要・・・と、こんな簡単な案件でも数ヶ月も先送りされているから物事が何も進まない！
もう鶴の一声で、電源を切って安全な状態で、換気に問題が無いのなら現状維持！
と、一件落着！
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昔のマンションは、屋上に貯水タンクがあって、そこから重力を利用して全戸に給水していたけれど、最近は１階に給水ポンプを設置して高層階まで届くように加圧して給水。
その給水ポンプが交換時期に来ているとして、前期の通常総会で交換することが可決されていた。
これも数百万円の支出で、ネットでポンプの価格を調べると割高な見積りなので見直そうと思ったら、総会の翌日に管理会社が発注していた！
その発注先が、ポンプ製造会社の代理店ではない管理会社の指定協力会社。
この協力会社が曲者なのは、後々判明してくることに。。。
何故、現行のポンプとは違うメーカーのポンプが選択されたのかも不明で、発注されたポンプのメーカーのホームページから、住所もマンション名も言わずに、階数と戸数に見合うポンプのモデルを照会したら・・・何とマンション名を言い当てられ、発注先の協力会社の名前も出て来た！
ひょっとして、みんなグル？！
理事長就任１ヶ月で、発注を止める術もなく、今回は妥協することに。。。
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設置から１５年が経過し、頻繁に機械式駐車場の不具合が報告されているとのこと。
幸いにして複数の空き区画があるので、不具合で使用できなくなると修理が完了するまで移動して使って貰っている状況。
しかし、時はコロナ禍、部品を発注しても納期未定が多いそうで。。。
そして、機械式駐車場に関して即決が必要な事案は、今期の駐車場保全工事に５９０万円が計上されて総会で承認を受けている・・・資金繰りに苦慮している管理組合の支出計画としては不適当！
中でも、２年前にワイヤーが切れて車両の落下事故があり、そのパレットが歪んで使用不能状態で、交換修復費用は１５５万円と１区画当たりの入替え費用より高額。
使わずに済んでいるのなら、今さら大金を使って修理するよりも入替えを選んだ方が得策！？
設計重量を超える車両が複数台停められていたのが原因だと言うことだが・・・駐車場使用契約時に車両を確認する管理もされていなかった。
ということで、理事会での承認を得た上で【第１５話】の説明会で修繕計画の変更を区分所有者に説明。
とりあえず、納期未定の修理については全てキャンセルに。。。
そして、全駐車場使用者に契約車の車検証の提出してもらうことに。
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配属部署が変わったり転職したのと同様に、理事長に就任してから最初の理事会までに管理組合の知識を得る為、過去５年くらいの総会と理事会の議事録を読破し、前期の理事長に引継ぎ事項に関する個人的な面会を依頼。
まずは、管理会社と一線を画す為に、前理事長との２人だけで。。。
この引継ぎで明らかになったことの多さ！
管理組合や管理会社と言いながら、何も管理していない！
分譲マンションなので、各部屋の鍵は区分所有者が管理しているにしろ、オートロックのエントランスや共用設備を解錠できるマスターキーが何処に何本あって誰が管理しているのか・・・鍵のリストが無い。
機械式駐車場を始め、共用部に多額の修理費を支出しているのに・・・修繕記録が無い。
管理員室や集会室の什器を始め、エアコンや壁掛け時計等々の支出は毎年されているのに・・・備品リストが無い。
さっそく、管理会社の担当者を呼びつけて、鍵と備品のリスト作成し、備品には管理番号貼付けを依頼。
修繕記録は、今後の修繕に対する知識になるので、過去の議事録から掘り起こして自作することに。。。
この引継ぎで明らかになった事案を一つずつ紹介していきます。
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特別決議を可決させる為には、３/４の賛成が必要な中、委任状・議決権行使を含む総会出席者は７８.９％。
数人の反対者が出ただけで、特別決議は可決できないギリギリの状況。
【第１号議案】管理費から修繕積立金への繰入れ金額の変更
反対０ですんなり可決！
【第２号議案】２段式自転車ラック及びミニバイクラックの撤去
特別決議にも拘らず、反対０で３/４をクリアして可決！
【第３号議案】管理費・修繕積立金・駐車場使用料の改定
６％の反対があったけれど、普通決議なので難なく可決。
説明会をした上に、議案書にも値上げ理由を数ページに渡って説明したのが良かったかも！？
この値上げで資金が潤沢になる訳ではないけれど、まずは第１歩！
【第４号議案】管理組合役員選出方法及び任期の改定
議決権行使書に８％近い反対があり、出席者全員の賛成でも３/４の賛成に達しないので審議中止。
やりたくない役員の任期を１年から２年にすることがポイントだったのか？！
でも、逆に見れば、議案書を読んでくれていると言うことで、なかなか良いこと！
【第５号議案】大規模修繕工事や専門委員会運営に関する細則の制定
これも反対者０で、すんなりと可決。
もう既に任期１年の半分が過ぎてしまい、このまま行くと今期も修繕工事に関する進捗が何も無いまま、共益費の値上げを承認して貰っただけで終わり？！
やっぱり、役員任期を延ばす手立てを考えないと事は進まない！
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せっかく総会を開催するのであれば、既に気付いた懸念事項のうち総会決議の必要な案件を全て載せてしまおう！
５議案のうち２議案は管理規約の変更を伴う特別決議で、可決には議決権の３/４以上の賛成が必要。
ちなみに、議案書や細則は管理会社に頼らずに自作して理事会で承認を受ける。
さて、特別議案を含めて賛成してもらえるのか。。。
【第１号議案】管理費から修繕積立金への繰入れ金額の変更
駐車場使用料が管理費会計に入っているので、毎年定額を修繕積立金会計に繰入れているが、管理委託費用が上がって単年赤字になっているので、繰入額を剰余金によって変動するように変更。
【第２号議案】２段式自転車ラック及びミニバイクラックの撤去
使われていない金属製の自転車ラックやバイクラックが錆付いて見栄えも悪く、売却すれば不足している組合資金の足しに。
管理規約に備品として載っているので、管理規約の変更を伴って特別決議に。
【第３号議案】管理費・修繕積立金・駐車場使用料の改定
説明会への参加者は少なかったけれど、値上げを受入れて貰わないと今後の話が進まない。
修繕積立金は、１６期から１４５円/㎡、１８期から１９５円/㎡、２０期から２４５円/㎡に。２年毎に約３５％の値上げ。
駐車場使用料は、機械式だけでなく平面式も一律月額２千円値上げ。
値上げばかりではなく、管理費は２年毎に２円/㎡値下げに。
【第４号議案】管理組合役員選出方法及び任期の改定
規約上の役員任期が１年なので、数々の案件が先送りされてしまっていたのが現状。
毎年全く経過知識の無い役員が集まって振出しからにならないように、任期２年で毎年半数改選と参議院方式に。
これも、規約変更を伴う特別決議に。
【第５号議案】大規模修繕工事や専門委員会運営に関する細則の制定
大規模修繕工事等の高額な支出について、業者選択等について組合員への説明義務や承認方法の規定が無いので、専門委員会の設置方法についても新たな細則を作成。
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臨時総会に、管理費・修繕積立金・駐車場使用料の全てを値上げするという議案を提出するにあたり、総会内で反対意見や質問が出て言い訳のような説明をしてしまうと収拾がつかなくなるので、出て来そうな質問は議案書に載せてしまうことに。
修繕積立金や駐車料金が安いから購入したのに、値上げされたら生活が維持できない。
管理費・修繕積立金・駐車料金の値上げは、これが最後ですか？
値上げの時期を延期できませんか？
値上げしないと何が起こりますか？
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